Privacyverklaring Upbird

1. Wie we zijn

Upbird is een dienst van Triplebird B.V., Boekweitstraat 7, 2153 GK Nieuw-Vennep, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42195329. Triplebird B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Heb je een vraag over je gegevens of wil je een van je rechten gebruiken? Neem contact met ons op via de contactpagina op upbird.nl of, als je klant bent, via het vragenvenster in je klantportaal.

2. Voor wie deze verklaring geldt

Deze verklaring geldt voor iedereen die upbird.nl bezoekt, contact met ons opneemt, zich aanmeldt of klant is. Upbird is een dienst voor bedrijven. De persoonsgegevens die we verwerken, zijn vooral de zakelijke gegevens van contactpersonen.

3. Welke gegevens we verwerken, waarom en op welke grond

3.1 Als je de website bezoekt

We verwerken technische gegevens die je browser meestuurt, zoals je IP-adres, het type browser en de pagina's die je bekijkt. Dat is nodig om de website te laten werken, te beveiligen en storingen op te lossen. Onze grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website.

3.2 Als je contact met ons opneemt

Vul je het contactformulier in, dan verwerken we je naam, bedrijfsnaam, mailadres, telefoonnummer (als je dat invult) en je bericht. We gebruiken die om je vraag te beantwoorden. Onze grondslag is ons gerechtvaardigd belang om vragen van (toekomstige) klanten te beantwoorden, of het nemen van stappen voordat er een overeenkomst is.

3.3 Als je je aanmeldt en klant wordt

Bij je aanmelding en tijdens je abonnement verwerken we:

• je bedrijfsnaam, je naam als contactpersoon, je mailadres en de websites waarvoor je Upbird gebruikt;
• je pakket, betaalperiode, betaalstatus en de versie van de algemene voorwaarden waarmee je akkoord ging, met datum en tijd;
• je inloggegevens voor het klantportaal (je wachtwoord slaan we alleen versleuteld op);
• de status van je onboarding, zoals welke koppelingen je hebt gedaan en of je kick-off is gepland.

We hebben deze gegevens nodig om de overeenkomst met je uit te voeren. Daarnaast bewaren we gegevens die nodig zijn voor onze administratie, omdat de wet ons dat verplicht.

3.4 Vragenlijst en kick-off

In de vragenlijst en tijdens de kick-off geef je ons informatie over je bedrijf, je diensten en je klanten, en eventueel de naam en het mailadres van je websitebeheerder. We gebruiken die informatie om je blogs te schrijven. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst. Vul alleen persoonsgegevens van anderen in als dat echt nodig is en als je dat mag.

3.5 Vragen, screenshots en korte calls

Stel je een vraag in het klantportaal, dan bewaren we je vraag, je toelichting, eventuele screenshots en ons antwoord. Plan je een korte call, dan verwerken we de gegevens die nodig zijn om die call in te plannen en te houden. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst. Let op: zet op screenshots geen gevoelige gegevens die we niet nodig hebben.

3.6 Zoekdata en toegang tot je website

Voor onze dienst krijgen we toegang tot je Google Search Console en een gebruikersaccount op je website. Daarmee zien we vooral zoekwoorden, posities en klikken en publiceren we blogs. Staan daarin persoonsgegevens, bijvoorbeeld van bezoekers of klanten op je website, dan verwerken we die namens jou en alleen om de dienst te leveren. Daarvoor gelden de afspraken in artikel 12 van onze algemene voorwaarden.

3.7 Betalingen

Betalingen lopen via een externe betaalprovider. Wij ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn om je betaling te verwerken en bij je abonnement te boeken, zoals de betaalstatus en het bedrag. Je volledige kaart- of rekeninggegevens slaan wij niet op. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke administratieplicht.

3.8 E-mails

We sturen je mails die bij de dienst horen, zoals je welkomstmail, meldingen van nieuwe blogs, je maandelijkse update, antwoorden op je vragen en berichten over je betaling. Die mails zijn nodig voor de uitvoering van de overeenkomst. Nieuwsbrieven of andere commerciële mails sturen we alleen als je daar toestemming voor hebt gegeven of als dat wettelijk is toegestaan, en je kunt je daar altijd voor afmelden.

4. Schrijven met AI

We gebruiken bij het schrijven van blogs software van zorgvuldig gekozen AI-leveranciers. We werken daarbij met zakelijke diensten waarbij de gegevens die we aanleveren niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen. We geven aan deze diensten zo min mogelijk persoonsgegevens mee. We nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om Upbird te leveren, zoals:

• hosting- en databaseleveranciers;
• leveranciers van e-mailverzending;
• onze betaalprovider;
• leveranciers van agendaplanning voor kick-offs en calls;
• videoplatforms waarop onze uitlegvideo's staan;
• leveranciers van AI-software;
• teamleden en freelancers die voor ons werken, onder geheimhouding en alleen met toegang tot wat ze voor hun werk nodig hebben.

Met partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Daarnaast delen we gegevens als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld met de Belastingdienst. Een actuele lijst van de partijen waarmee we werken, krijg je op verzoek.

6. Gegevens buiten Europa

Sommige leveranciers en teamleden werken buiten de Europese Economische Ruimte. Gaan er persoonsgegevens buiten de EER, dan zorgen we voor de waarborgen die de AVG eist, zoals een besluit van de Europese Commissie dat het land een passend beschermingsniveau biedt, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer weten over deze waarborgen? Vraag het ons.

7. Cookies en lokale opslag

Upbird gebruikt geen advertentie- of trackingcookies. We gebruiken alleen functionele opslag in je browser die nodig is om de website en het klantportaal te laten werken, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden en om je voortgang bij het aanmelden te bewaren. Daarvoor is geen toestemming nodig.

In het klantportaal tonen we uitlegvideo's en agenda's van externe partijen. Die partijen kunnen hun eigen cookies plaatsen wanneer je zo'n video afspeelt of een agenda gebruikt. Daarvoor gelden hun eigen privacyverklaringen.

8. Hoe lang we gegevens bewaren

• Contactformulier: tot 2 jaar na ons laatste contact, tenzij je klant wordt.
• Aanmeldingen die niet zijn afgerond: maximaal 12 maanden.
• Klantgegevens, vragenlijst en klantportaal: zolang je klant bent en daarna nog 30 dagen, zodat je je gegevens kunt inzien. Daarna verwijderen we ze, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Vragen, screenshots en calls: zolang je klant bent en tot 1 jaar daarna.
• Gegevens voor onze administratie, zoals facturen en betalingen: 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
• Technische logbestanden van de website: zo kort als mogelijk, in de regel niet langer dan 90 dagen.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Zo is de verbinding met de website versleuteld, slaan we wachtwoorden versleuteld op, ziet elke klant alleen zijn eigen gegevens en hebben alleen mensen toegang die dat voor hun werk nodig hebben. Je deelt nooit je eigen wachtwoorden met ons. Voor koppelingen voeg je ons toe als aparte gebruiker, zodat je die toegang zelf weer kunt intrekken.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of door te laten sturen;
• een gegeven toestemming in te trekken.

Stuur je verzoek via de contactpagina of het vragenvenster in je klantportaal. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen. We reageren binnen een maand.

11. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienst of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op upbird.nl/privacy. Zijn de wijzigingen belangrijk voor klanten, dan laten we het je per mail weten.